Microsoft Business Central er et moderne ERP-system, der samler virksomhedens vigtigste administrative processer på én platform. Systemet kan blandt andet håndtere økonomi, lager, indkøb, salg, projekter og rapportering. For en virksomhed betyder det, at medarbejderne ikke behøver at arbejde i mange forskellige programmer eller flytte oplysninger manuelt mellem afdelinger. Data bliver registreret ét sted og kan bruges på tværs af organisationen. Det giver et bedre overblik, færre fejl og en mere ensartet arbejdsgang. Business Central er især relevant for små og mellemstore virksomheder, men løsningen kan tilpasses mange brancher og forskellige behov. Systemet fungerer tæt sammen med andre Microsoft-løsninger, eksempelvis Outlook, Excel, Teams og Power BI, hvilket gør det lettere at anvende de informationer, virksomheden allerede arbejder med. Når salgsmedarbejdere skal udarbejde tilbud, kan de derfor tage udgangspunkt i opdaterede kunde-, vare- og prisoplysninger direkte i systemet.

Fra kundehenvendelse til tilbud i Business Central

Et salgstilbud i Business Central bruges, når en potentiel eller eksisterende kunde ønsker en pris på bestemte varer eller ydelser, før kunden beslutter sig for at købe. Tilbuddet er ikke en bogført transaktion, og det påvirker derfor hverken økonomi eller lagerbeholdning. Det fungerer i stedet som et struktureret forslag, som senere kan omdannes til en salgsordre, hvis kunden accepterer det. Arbejdet begynder normalt med, at medarbejderen opretter et nyt salgstilbud og vælger den relevante kunde. Hvis personen endnu ikke er registreret som kunde, kan virksomheden også arbejde med en kontakt og senere oprette vedkommende som kunde. Business Central henter automatisk stamdata såsom adresse, betalingsbetingelser, valuta, leveringsoplysninger og den sælgerkode, der er knyttet til kunden. Det reducerer behovet for gentagen indtastning og gør det lettere at sikre, at tilbuddet indeholder korrekte oplysninger.

Business Central gør tilbudslinjerne overskuelige

På tilbuddets linjer tilføjer medarbejderen de varer, ressourcer eller finanskonti, som kunden skal have en pris på. For hver linje kan man angive antal, enhed, leveringsdato, pris og eventuel rabat. Hvis virksomheden har oprettet særlige salgspriser eller rabataftaler, kan Business Central automatisk finde den pris, der gælder for den valgte kunde, kundetype, vare, mængde, valuta og periode. Det sparer tid og mindsker risikoen for, at kunden får en forkert pris. Medarbejderen kan desuden skrive forklarende tekstlinjer, så tilbuddet bliver let at forstå. Det kan eksempelvis være oplysninger om montering, levering, service eller særlige forudsætninger. Moms og beløb beregnes løbende, og brugeren kan kontrollere totalen, inden dokumentet sendes. Hvis en vare ikke er på lager, kan tilgængelighedsoplysninger hjælpe med at vurdere, om den ønskede leveringsdato er realistisk. På den måde bliver tilbuddet ikke kun en pris, men også et mere troværdigt løfte om, hvad virksomheden kan levere og hvornår.

Godkendelse og kvalitetssikring med Business Central

I nogle virksomheder må alle sælgere sende tilbud på egen hånd, mens andre kræver godkendelse, hvis rabatten eller beløbet overstiger en bestemt grænse. Business Central kan understøtte denne proces gennem godkendelsesarbejdsgange. Et tilbud kan sendes til en ansvarlig leder, som gennemgår priser, rabatter og dækningsbidrag, før det frigives. Dermed får virksomheden en tydelig kontrol uden at basere processen på løse mails eller mundtlige aftaler. Kvalitetssikring handler også om, at stamdata skal være opdaterede. Korrekte varekort, kostpriser, prislister, betalingsbetingelser og kundeoplysninger er afgørende for et præcist tilbud. Det er derfor en fordel at definere, hvem der har ansvaret for de forskellige data. Roller og rettigheder i Business Central kan begrænse, hvem der må ændre følsomme oplysninger eller give store rabatter. Samtidig registrerer systemet dokumentets oplysninger, så medarbejderne kan se, hvad der er aftalt, og følge op på en ensartet måde.

Business Central og udsendelse af professionelle tilbud

Når tilbuddet er gennemgået, kan det udskrives eller sendes elektronisk til kunden. Virksomheden kan tilpasse dokumentlayoutet med logo, kontaktoplysninger, betalingsvilkår og andre tekster, så tilbuddet passer til virksomhedens visuelle identitet. Afhængigt af opsætningen kan medarbejderen sende dokumentet som PDF direkte fra Business Central eller arbejde med det via Outlook. Det gør processen hurtig og sikrer, at den seneste version anvendes.

Opfølgning på tilbud gennem Business Central

Et godt tilbud skaber ikke værdi, hvis virksomheden aldrig følger op. Derfor bør salgsafdelingen arbejde systematisk med åbne tilbud. I Business Central kan medarbejderne filtrere og sortere dokumenter efter eksempelvis kunde, sælger, dato eller status. Det gør det muligt at finde tilbud, der snart udløber, og kontakte kunderne på det rette tidspunkt. Medarbejderen kan også bruge opgaver, kommentarer eller integrerede løsninger til at registrere næste aktivitet. Virksomheden kan med fordel aftale faste regler for opfølgning. Det kan være, at kunden kontaktes tre dage efter afsendelsen, eller at sælgeren gennemgår alle åbne tilbud hver fredag. Formålet er ikke kun at få et ja eller nej. Kundens svar kan også vise, om prisen, leveringstiden eller løsningen skal justeres. Når denne viden registreres konsekvent, får virksomheden et bedre grundlag for at forbedre fremtidige tilbud og vurdere sin salgsindsats.

Når kunden accepterer tilbuddet i Business Central

Hvis kunden accepterer, kan salgstilbuddet omdannes til en salgsordre. Business Central overfører dokumentets oplysninger og linjer, så medarbejderen ikke skal indtaste hele ordren igen. Det sparer tid, begrænser tastefejl og sikrer sammenhæng mellem det fremsendte tilbud og den efterfølgende levering. Salgsordren kan derefter bruges til reservation, pluk, levering og fakturering, afhængigt af virksomhedens opsætning. Inden konverteringen bør medarbejderen kontrollere, om kunden har accepteret alle betingelser, og om priser, antal og leveringsdatoer fortsat er korrekte. Hvis der er sket ændringer, skal tilbuddet opdateres og eventuelt sendes til kunden igen. Når ordren er oprettet, bør den oprindelige accept eller relevante korrespondance gemmes efter virksomhedens dokumentationspraksis. Hvis kunden afslår, er det værd at registrere årsagen, eksempelvis pris, leveringstid, konkurrent eller udsat behov. Sådanne oplysninger kan senere bruges i salgsrapporteringen.

Bedre salgsstyring med data fra Business Central

Når virksomheden arbejder konsekvent med tilbud i Business Central, bliver systemet en vigtig kilde til ledelsesinformation. Man kan blandt andet undersøge, hvor mange tilbud der udarbejdes, hvilke kunder og varer de vedrører, og hvor stor en del der bliver til ordrer. Med rapporter, Excel eller Power BI kan data analyseres mere detaljeret i det daglige arbejde. Virksomheden kan eksempelvis sammenligne sælgere, perioder, produktgrupper eller tabte årsager.